Gebruiksvoorwaarden Scribble

Scribble is een notulen-assistent die gesprekken (vergaderingen, meetings via Microsoft Teams of Discord, of los aangeleverde audio-opnames) omzet in een tekstueel transcript, met sprekersherkenning, een samenvatting en een lijst met actiepunten. Scribble is ontwikkeld en wordt beheerd door AJP en wordt per klant ("tenant") afzonderlijk geleverd.

Scribble bestaat, kort gezegd, uit de volgende onderdelen:

• Een dashboard waarin transcripten, samenvattingen en actiepunten worden getoond en beheerd.
• Een transcriptie- en sprekersherkenningsdienst die audio omzet naar tekst.
• Optionele meeting-bots die op verzoek van de klant automatisch of handmatig deelnemen aan Teams- of Discord-gesprekken om audio op te nemen.
• Een samenvattingsdienst die van het transcript een beknopte samenvatting en actiepunten maakt.

Een belangrijk uitgangspunt van Scribble is dat de dienst volledig op infrastructuur draait die AJP zelf beheert. Wij maken bewust geen gebruik van gedeelde, publieke AI-clouddiensten van derden (zoals OpenAI, Google of Microsoft) voor de kern van de verwerking. Concreet:

• Transcriptie gebeurt met open-source spraakherkenningsmodellen (faster-whisper) die lokaal draaien op onze eigen server(s).
• Sprekersherkenning (wie zegt wat) gebeurt met een eigen, lokaal draaiend model (pyannote); er wordt geen audio naar een externe partij gestuurd om te bepalen wie er spreekt.
• Audio, transcripten, samenvattingen en actiepunten worden opgeslagen in een database en bestandsopslag die eigendom zijn van AJP en die wij zelf beheren (op dit moment gehost op eigen hardware, ontsloten via een beveiligde, versleutelde netwerkverbinding).
• Er wordt geen audio, transcript of andere inhoud gedeeld met of doorverkocht aan derde partijen, en inhoud wordt niet "de wereld rondgestuurd": verwerking blijft binnen onze eigen infrastructuur, tenzij de klant zelf expliciet kiest voor export (bijvoorbeeld het downloaden van een transcript).

Voor het genereren van samenvattingen en actiepunten kan Scribble gebruikmaken van een taalmodel. Ook hiervoor geldt: wij kiezen bewust voor oplossingen waarbij uw gegevens niet worden gebruikt om modellen van derden te trainen (zie artikel 3). Mocht hiervoor toch een externe AI-leverancier worden ingeschakeld, dan gebeurt dat alleen onder een verwerkersovereenkomst die trainingsuitsluiting en geheimhouding contractueel vastlegt, en wordt de klant hierover vooraf geïnformeerd.

AJP gebruikt de audiofragmenten, transcripten, samenvattingen en actiepunten van klanten nooit om AI-modellen te trainen, te verbeteren of te finetunen — niet voor eigen modellen en niet voor modellen van derden. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de dienst aan u te leveren: het maken van het transcript, de samenvatting en de actiepunten, en het beschikbaar stellen daarvan in het dashboard.

Geaggregeerde, volledig geanonimiseerde technische gegevens (bijvoorbeeld: gemiddelde verwerkingstijd per minuut audio, foutstatistieken) kunnen wel gebruikt worden om de dienst te monitoren en te verbeteren. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot een klant, gebruiker of gespreksdeelnemer.

Wanneer Scribble als deelnemer aan een vergadering deelneemt (bijvoorbeeld via de Teams- of Discord-bot), kondigt de bot zich aan met een bericht in de gesprekschat. Dat bericht vermeldt in elk geval:

• dat het gesprek wordt opgenomen en verwerkt tot transcript, samenvatting en actiepunten;
• dat deze verwerking plaatsvindt op eigen servers van AJP, niet bij een externe cloudpartij;
• dat de opname en het transcript niet gebruikt worden om AI-modellen te trainen en niet met anderen gedeeld worden;
• een link naar deze voorwaarden;
• dat deelnemers die niet akkoord gaan de bot uit het gesprek kunnen en moeten verwijderen.

Blijft de bot na dit bericht in de vergadering aanwezig, dan geldt dat als toestemming van de aanwezige deelnemers voor de verwerking zoals hierboven beschreven. De klant die de bot uitnodigt of de automatische koppeling met de agenda instelt, is er zelf verantwoordelijk voor dat deelnemers tijdig op de hoogte zijn (bijvoorbeeld via de agenda-uitnodiging) en dat het gebruik van Scribble past binnen de eigen interne regels en toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder de AVG) van de klant.

De bot heeft geen technische mogelijkheid om zelf andere deelnemers uit een vergadering te verwijderen. "Niet akkoord" betekent in de praktijk dat de organisator of een deelnemer de bot zelf uit de vergadering verwijdert, waarna de opname direct stopt en niets van dat gesprek wordt bewaard of verwerkt.

• Audiobestanden en transcripten worden bewaard zolang de klant deze niet zelf verwijdert, of zolang de overeenkomst met de klant loopt.
• Bij het verwijderen van een transcript in het dashboard wordt het bijbehorende audiobestand mee verwijderd.
• Bij beëindiging van de overeenkomst worden de gegevens van de klant binnen een redelijke termijn (in beginsel 30 dagen, tenzij anders overeengekomen) verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.
• Gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie / Europese Economische Ruimte.

AJP treft passende technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid en integriteit van de verwerkte gegevens te beschermen. De dienst is ontsloten via een versleutelde netwerkverbinding (Tailscale/HTTPS); toegang tot het dashboard is beveiligd met een account per gebruiker. Toegang tot de onderliggende servers is beperkt tot medewerkers van AJP die deze toegang nodig hebben voor beheer en ondersteuning.

Voor zover AJP bij het leveren van Scribble persoonsgegevens verwerkt namens de klant (waaronder audio-opnamen en transcripten van gesprekken die herleidbaar zijn tot personen), treedt AJP op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de klant als verwerkingsverantwoordelijke. Partijen sluiten hiervoor desgewenst een aparte verwerkersovereenkomst af, die deze voorwaarden op het punt van gegevensverwerking aanvult en waar nodig voorrang heeft.

AJP spant zich in om Scribble beschikbaar en naar behoren te laten functioneren, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Onderhoud, updates of storingen kunnen leiden tot tijdelijke onbeschikbaarheid. Specifieke afspraken over beschikbaarheid (SLA) kunnen apart met de klant worden overeengekomen.

Scribble maakt gebruik van geautomatiseerde spraakherkenning; transcripten, samenvattingen en actiepunten kunnen fouten of omissies bevatten en vormen geen woordelijk, geverifieerd verslag. De klant is zelf verantwoordelijk voor het controleren van de output voordat deze voor belangrijke besluiten wordt gebruikt. De aansprakelijkheid van AJP voor schade die voortvloeit uit het gebruik van Scribble is beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan AJP heeft betaald voor de dienst, behoudens gevallen van opzet of bewuste roekeloosheid van AJP.

AJP kan deze voorwaarden van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in de dienst, wet- en regelgeving of voortschrijdend inzicht. De meest actuele versie staat altijd op automatiseerjouwproces.nl/scribble-voorwaarden. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten vooraf.

Vragen over deze voorwaarden, over de verwerking van uw gegevens, of een verzoek om gegevens in te zien of te laten verwijderen, kunt u richten aan:

• Automatiseer Jouw Proces
• E-mail: [email protected]
• Website: automatiseerjouwproces.nl